香典返しは忌明けをめどに渡します。故人の名前や戒名、喪主の名前が入ったあいさつ状を添えて送りましょう。
最近では葬儀の当日に渡すことが多くなっています。
香典帳の整理

しかし、最近では会葬帳・香典帳に代わり、記帳カードが多くなってきています。記帳カードには香典の金額を記入する欄があるので、香典帳に転記する必要がありません。五十音順や金額別に整理しておくと、香典返しを用意する際に便利です。
品物選びとお返しの時期

お返しの時期は、一般的に忌明けの頃とされ、親族があいさつを兼ねてお渡ししますが、お送りしても差し支えありません。なお下記の即日返しにある通り、今は通夜や葬儀・告別式の時にお渡しするケースも多くなっています。
即日返し
ただし、高額な香典をいただいた場合は、金額に応じて別の品物を後日お送りすることをおすすめします。その際にあいさつ状を添えるのがよいでしょう。